Zapier Kullanarak Günlük İş Akışınızı Otomatikleştirmenin 5 Basit Yolu

Zapier Nedir?

Zapier, tekrarlanan görevleri kod olmadan otomatikleştirmek için uygulamaları birbirine bağlar. Her otomasyona Zap adı verilir; bir uygulamadaki tetikleyici, diğerinde bir eyleme neden olur.

Örnek: "Gmail'de bir e-posta eki aldığımda bunu Google Drive'a kaydedin ve beni Slack'te bilgilendirin."

---

Başlarken

1. zapier.com'da ücretsiz bir hesap oluşturun
2. Zap Oluştur'u tıklayın
3. Bir Trigger uygulaması ve etkinliği seçin
4. Bir Eylem uygulaması ve etkinliği seçin
5. Test et
6. Aç

Ücretsiz plan: Ayda 100 görev, 5 aktif Zap.
Pro plan (aylık 20 ABD doları): 2.000 görev/ay, 20 Zap, çok adımlı.

---

Otomasyon 1: E-posta Eklerini Bulut Depolamaya Kaydetme

Sorun

Faturaları, makbuzları veya imzalı sözleşmeleri e-posta yoluyla alırsınız ve bunları manuel olarak indirip dosyalarsınız.

Zap

Trigger: Gmail → New attachment
  → Action: Google Drive → Upload file
    → Action: Google Sheets → Log file info

Kurulum:

1. Tetikleyici: Gmail — "Yeni Ek" (gönderene veya konuya göre filtrele)
2. İşlem: Google Drive — "Dosya Yükle" (klasör seçin: "Faturalar")
3. Eylem: Google E-Tablolar - "Satır Ekle" (günlük: tarih, gönderen, dosya adı, bağlantı)

Zaman tasarrufu: Günde 10-15 dakika

---

Otomasyon 2: Slack Mesajlarını Görevlere Dönüştürün

Sorun

Ekibiniz Slack'teki eylem öğelerini tartışıyor ancak bunlar kaydırmada kayboluyor.

Zap

Trigger: Slack → New message in specific channel
  Filter: Message contains "TODO:" or "ACTION:"
    → Action: Todoist (or Asana, Trello) → Create task

Kurulum:

1. Tetikleyici: Slack — "Kanalda Yeni Mesaj" (ekip kanalınızı seçin)
2. Filtre: Yalnızca mesaj "TODO:" veya "ACTION:" içeriyorsa devam edin
3. Eylem: Todoist — "Görev Oluştur" (mesajı görev adı olarak kullanın)

Profesyonel ipucu: "Yapılacak İşlem: Cuma gününe kadar 3. Çeyrek raporunu yaz" mesajı, otomatik olarak bitiş tarihi Cuma olan "3. Çeyrek raporunu yaz" adlı bir göreve dönüşür.

Zaman tasarrufu: Günde 5 dakika (artı asla aksiyon öğelerini kaybetmeyin)

---

Otomasyon 3: Araçlarınızdan Günlük Özet E-postası

Sorun

Her sabah Trello'yu, Google Takvim'i ve e-postanızı ayrı ayrı kontrol ediyorsunuz.

Zap

Trigger: Schedule → Every weekday at 7:00 AM
  → Action: Google Calendar → Get events for today
    → Action: Trello → Get tasks due today
      → Action: OpenAI (ChatGPT) → Summarize into a paragraph
        → Action: Email → Send digest to me

Kurulum:

1. Tetikleyici: Zapier'e göre program — "Her Gün" saat 07:00'de (hafta içi)
2. Eylem: Google Takvim — "Etkinlik Bul" (yalnızca bugün)
3. Aksiyon: Trello — "Kart Bul" (bugün çıkacak)
4. Eylem: ChatGPT — "Bu verilerden dostane bir sabah brifingi oluşturun"
5. Eylem: E-posta — "Bana gönder"

Zaman tasarrufu: Her sabah 10 dakika

---

Otomasyon 4: CRM Veri Senkronizasyonu (İnternetten E-postaya Potansiyel Müşteriler)

Sorun

Potansiyel müşterileri iletişim formlarından alırsınız, ancak bunları CRM'nize girmek manueldir.

Zap

Trigger: Typeform (or Google Forms, Contact Form 7) → New entry
  → Action: HubSpot (or Salesforce, Pipedrive) → Create contact
    → Action: Google Sheets → Log entry
      → Action: Gmail → Send welcome email
        → Action: Slack → Notify team of new lead

Kazanılan zaman: Potansiyel müşteri başına 3-5 dakika. Haftada 20 potansiyel müşteri alırsanız: 1-2 saat tasarruf edilir.

---

Otomasyon 5: Sosyal Medyada Çapraz Gönderim

Sorun

Bir platform için içerik oluşturuyorsunuz ancak her yere göndermeniz gerekiyor.

Zap

Trigger: RSS feed (or YouTube new video, or Instagram new post)
  → Action: Link-in-bio update
    → Action: Twitter/X → Post update with link
      → Action: LinkedIn → Share article with custom text

Alternatif (daha basit):

Trigger: Buffer (social scheduler) → New post published
  → Action: Slack → Notify team
    → Action: Google Sheets → Log post (platform, date, link)

Zaman tasarrufu: Gönderi başına 15-20 dakika. Haftada 3 gönderi için: ~1 saat tasarruf edildi.

---

Daha İyi Zap'ler için Profesyonel İpuçları

1. Filtreleri Kullanın

Zaps'i her olay için çalıştırmayın. Filtre adımı ekleyin:

Only continue if:
- Email subject contains "Invoice"
- AND attachment size > 0KB
- AND sender is not me

2. Biçimlendiriciyi Kullanın

Zapier'in Biçimlendirici aracı verileri dönüştürür:

• Tarihleri dönüştür: "2026-05-24" → "24 Mayıs Pazartesi"
• Sayıları biçimlendir: 1000 → "1.000,00$"
• Metni ayrıştırma: URL'leri e-posta gövdesinden çıkarın
• Büyük harfle yazın: "john doe" → "John Doe"

3. Gecikmeler Ekleyin

Action: Send email
  → Delay: Wait 1 day
    → Action: If no reply → Send follow-up email

4. Web Kancalarını Kullanın

Zapier'in uygulamanız için doğrudan entegrasyonu yoksa JSON verilerini herhangi bir API'ye göndermek/almak için Zapier'den Webhook'ları kullanın.

---

5-Zap Başlangıç Paketi

zap	Ne İşe Yarar	Tasarruf Edilen Zaman/Gün
Gmail eki → Google Drive	Faturaları otomatik dosyala	10 dakika
Slack todo → Görev yöneticisi	Eylem öğelerini yakalayın	5 dakika
Sabah özeti	Günlük brifing	10 dakika
Web formu → CRM	Otomatik giriş potansiyel müşterileri	5-10 dakika
Sosyal gönderi → Çapraz yayınlama	Çoklu platform paylaşımı	15 dakika

Tasarruf edilen toplam potansiyel zaman: Günde 45-60 dakika

---

Sonuç

Zapier'in amacı karmaşık otomasyonlar oluşturmak değil. Günlük yaptığınız 5-10 tekrarlayan görevi belirleyip ortadan kaldırmakla ilgilidir. Bir Zap ile başlayın. Bir hafta boyunca çalışmasına izin verin. Sonra bir tane daha ekleyin.

En iyi otomasyonlar, bir kez kurup, ne kadar zaman geri kazandığınızı anlayana kadar unutduğunuz otomasyonlardır.